izall.com

Üks parimaid küsimusi on

“Milleks on firmale vaja ühtset suhtluslahendust?”

Vastamisel paneb selline küsimus korraks mõtlema,  kuidas vastata ja mida täpselt vastata, et küsija saaks parimalt konkreetse vastuse.

Alustame sellega, et iga organisatsioon suhtleb klientide ja tarnijatega ning selle edukaks ja jätkusuutlikuks teostamiseks on vaja ühtset standardit.

Ühtne standard  

Lihtsustab ja konkretiseerib suhtlemist.

Ühtne standard ehk kord lihtsustab kõikidel osapooltel suhtlemist.

See on sama vajalik nagu ettevõte raamatupidamiskord. Kui firmas puuduks ühtne standard raamatupidamiskannete, kulude, arve teostamiseks, siis ei saaks juhtkond kuidagi kindel olla, et aruanded on järjepidevalt õiged ning võrreldavad, sest iga raamatupidaja on lähtunud selle koostamisel ja sisendinfo andmisel enda eelistustest ja suvast.

Loob suhtluses terviku 

Ühtse suhtluslahenduse puudumisel käitub iga töötaja enda nägemuse või suva järgi, mis võib välisolijale paista kas väga meeldiv või tõsiselt arusaamatu. Lisaks puudub igasugune võimalus seostada tulemusi või nende  puudumist klienditeeninduse olukorraga.

Ühtse suhtluslahenduse korral paistab firma terviklikult tugev ja meeldiv partner.

Mida teeb ühtne suhtluslahendus?

Korrastab suhtluse sisukomponendid.

Ühe osana määrab ühtne suhtluslahenduse strateegiline kontseptsioon kogu firmale, milliselt vastatakse telefonile, kuidas suunatakse edasi ja kes kellele jne. Näiteks:

“Tere, helistasite firmasse Ühtne Suhtluslahendus, vanemkonsultant Tarmo Kaljumäe kuuleb Teid.”

või milline on e-mailile lisatud signatuur.

---

terv,
Tarmo Kaljumäe, juhatuse liige
tarmo@izall.com                             

Tehnoloogia päevik blog.izall.com                             

IZALL.COM OÜ | Mustamäe tee 46, 10621, Tallinn, Estonia                             

+372 680 2200 kontor

---

Suunab suhtluse õigeaegselt õigele töötajale.

Lisaks tuuakse kontseptsiooni ka telefonikõnede, e-maili, fakside ja ka teiste uute suhtluskanalite käitlemisprotseduur. Selle osa sees määratakse:

1. Kas visiitkaardil on 5 telefoninumbrit või 1 number.
2. Mida peab ütlema mobiiltelefon, kui on väljalülitatud
3. Peale mitmendat helisemist peab telefon suunduma
4. Hiljemalt kui mitmendal sekundil tuleb kõnele vastata
5. Milline on ootemuusika
6. Jne.

Annab suhtluskanalites toimuvast tagasiside

Nende kõikide komponentide rakendamise juures on hästi tähtis neutraalne tagasiside.

Mitte piisavaks tagasisideks on töötajate ütlus, et nad teevad sedasi, vaid seda peab pakkuma raportite ja statistika süsteem. Sarnaselt vaatate müügitulemusi ikkagi väljastatud ja laekunud arvete, mitte müügitöötajate ütluste alusel.

Kokkuvõtlikult

Ühtse suhtluslahenduse strateegia kontseptsioon määrab, kuidas kindlasti peab suhtlema sisu poolelt ning milliselt saabuvat või väljuvat suhtlust käideldakse. Sellise määratluse olemasolu ja kasutamine muudab ettevõtte klientidele konkreetseks ja üheselt arusaadavaks äripartneriks ning annab ka investoritele kindlustunde, et firma teab, mida ta teeb.

Peale ühtse suhtlusstandardi ja protseduuride määratlemist on alles aeg vaadata, millist tehnoloogiat, toodet või teenust kasutada ning milline sobilikest annab kõige paremat taktikalist edu võitlusväljal suurema käibe ja kasumi nimel.